¿WhatsApp en el trabajo?

¿usas WhatsApp en el trabajo?

Mucho se ha hablado sobre la perdida de tiempo en el trabajo asociada al uso personal de WhatsApp, pero yo quisiera centrarme en el aspecto positivo. En su uso en el trabajo para cuestiones asociadas al mismo.

A día de hoy pocas son las personas que no conozcan WhatsApp, la aplicación de mensajería instantánea. En el mundo el número de usuarios de esta aplicación parece rondar los 700 millones de personas, dándose la circunstancia de que España es además uno de los países con mayor difusión de la misma.

A propósito de las características de la propia aplicación WhatsApp, Carlos García ya ha escrito en este mismo blog, exponiendo además alternativas, pero creo que podemos detallar algunas características generales de la aplicación que son aceptadas sin discusión, y que además son válidas también para otros programas de mensajería:

Permite el uso gratuito aunque formalmente es de pago
Es muy fácil de usar
El perfil del usuario es visible a todo el mundo
No requiere autentificación para contactar con otro usuario
No requiere login/pasword.
Permite el envío de mensajes a grupos

Sí examinamos su uso por segmentos de edad, los jóvenes lo usan masivamente, y el uso va disminuyendo entre la población de más edad, pero la franja de edad que comprende personas en edad de trabajar incluye a muchas personas que disponen de whatsapp.

Personas de nuestro entorno laboral usan whatsapp, incluyendo entre los mismos compañeros de trabajo, clientes, proveedores, subcontratas de otras empresas, etc. ¿Es adecuado comunicarse mediante WhatsApp con ellos?.

Desde mi punto de vista no hay una única respuesta, sino que la respuesta correcta es ”depende de lo que queramos comunicar” y esto es difícil porque limitar exactamente que se puede hacer y que no se debe hacer en las comunicaciones de trabajo mediante el WhatsApp está sin duda sujeto a interpretación

Una primera cuestión a tener en cuenta es que precisamente debido a sus características no vamos a disponer ni de soporte, ni de garantía, ni de copia de seguridad, ni ningún otro servicio que habitualmente son exigibles a la comunicación empresarial. La seguridad y la privacidad tampoco es el punto fuerte de esta aplicación. Esta primera cuestión bajo mi punto de vista desecha realizar comunicaciones por WhatsApp si estas comunicaciones han de ser justificadas posteriormente.

Una segunda cuestión, es que llegado el caso de tener un problema o incidente, tanto laboral como judicial, el uso de WhatsApp siempre generará la duda de si es o no un recurso de empresa. Con esta segunda premisa creo que debemos ser muy prudentes a la hora de comunicar hechos o datos relacionados con la empresa, especialmente si pueden comprometer la imagen de la misma ya que pueden ser utilizadas contra la misma y finalmente volverse en contra también del propio usuario.

Como tercera cuestión, quiero destacar la visibilidad de nuestro perfil. La foto y el estado son visibles para cualquier persona, debemos tenerlo en cuenta especialmente si el teléfono pertenece a una empresa o figura entre nuestros datos de contacto. Cualquier persona puede ver la fotografía que utilizamos como perfil, y la descripción del estado que aparece asociada. Así que creo que aunque la fotografía no ha de ser necesariamente una foto con aspecto formal, como lo sería en un Curriculum Vite, si creo que debe por lo menos ser coherente con nuestro perfil profesional, o al menos no contradictoria.

Todavía me sorprendo cuando veo fotografías de perfil de WhatsApp ofreciendo aspecto ser obtenidas a altas horas de la noche en personas con un perfil profesional asociado a sectores muy tradicionales. Mi sorpresa es mayor cuando se utiliza el estado del perfil para manifestar opiniones políticas o incluso en algún caso extremo opiniones rupturistas con el sistema e incluso opuestas a su profesión. ¿te imaginas contactar con un responsable de seguridad de una entidad cuyo perfil indique que es miembro de una peña violenta o un movimiento anárquico?.

No obstante, y con las limitaciones del sistema creo que sí, WhatsApp si se puede usar en el entorno empresarial, pero con la misma cautela y similares normas que las conversaciones del entorno laboral, incluso un poco más allá, con la misma cautela que en conversaciones laborales celebradas en un entorno en las que otras personas puedan estar escuchándolas.

Resumiendo, creo que lo que escribimos en WhatsApp a contactos con los que nos relacionamos profesionalmente debe ser lo mismo que seriamos capaces de decir en voz alta, y sin tener controlado que no haya terceras personas que nos escuchen.

Para finalizar, únicamente resumo algunas cosas que bajo mi punto de vista si se pueden comunicar a través de WhatApp y otras cuantas que creo sinceramente que es mejor comunicarlas por otra vía.

Creo que en conversaciones de WhatsApp en entorno profesional si se puede:

Enviar por escrito mensajes e indicaciones que hasta ahora notificamos verbalmente
Difundir a grupos o personas recordatorios de información conocida por el grupo o personas como horarios de reunión, o recordatorios de cita.
Enviar comentarios laborales a contactos laborales siempre que no comprometan opinión o crítica
Seguro que se te ocurren muchos más usos de Whatapp correctos

Pero igualmente creo que no se debe en este mismo entorno profesional:

Poner estados o datos en el perfil, que manifiesten opiniones políticas, laborales, sindicales, etc
En ningún caso has de enviar información sujeta a Ley orgánica de protección de datos.
Enviar datos, imágenes o fotografías que muestren información de nuestros clientes
Enviar datos , horarios, compromisos, etc cuyo registro de entrega pueda ser necesario (turnos, horarios, etc)
Enviar comentarios laborales a contactos personales
Realizar críticas a clientes, compañeros, servicios o empresa
También sin duda tendrás tus propias opiniones de lo que no se debe realizar en entorno laboral mediante WhatsApp

Entrada publicada por Raúl Barba Vera, Dpto. IT, el 20/02/2015 a las 07:54